Letter of Agreement atau surat perjanjian adalah dokumen tertulis yang berisi kesepakatan formal antara dua pihak atau lebih terkait pelaksanaan suatu pekerjaan, jasa, atau kerjasama tertentu. Dokumen ini menjadi bukti sah bahwa para pihak telah menyetujui hak, kewajiban, serta ketentuan yang mengatur hubungan mereka.
Surat perjanjian sering digunakan dalam konteks profesional, seperti kerja sama bisnis, proyek, kemitraan, maupun perjanjian kerja antara pemberi kerja dan karyawan. Dengan adanya surat ini, setiap pihak memiliki acuan tertulis yang dapat digunakan untuk memastikan semua kewajiban dan hak dijalankan sebagaimana disepakati.
Fungsi Letter of Agreement
Surat perjanjian memiliki beberapa fungsi utama yang penting untuk menjaga kejelasan dan profesionalitas hubungan antar pihak, yaitu:
- Sebagai bukti tertulis yang sah
Dokumen ini menegaskan kesepakatan yang telah dicapai secara formal dan dapat dijadikan dasar hukum bila terjadi perselisihan di kemudian hari. - Menetapkan hak dan kewajiban masing-masing pihak
Setiap pihak mengetahui dengan jelas apa yang harus dilakukan, apa yang diterima, dan apa konsekuensinya bila salah satu pihak tidak memenuhi kesepakatan. - Mencegah kesalahpahaman
Semua poin yang disepakati tercantum secara tertulis sehingga mengurangi risiko perbedaan penafsiran. - Memberikan kepastian hukum
Surat perjanjian yang ditandatangani kedua belah pihak memiliki kekuatan hukum dan dapat digunakan sebagai dasar penyelesaian sengketa. - Sebagai dokumentasi resmi perusahaan
Dokumen ini menjadi bagian dari arsip administrasi yang bisa digunakan untuk evaluasi, audit, atau pembuktian dalam urusan profesional di masa depan.
Cara Membuat Letter of Agreement dengan Benar
Membuat Letter of Agreement harus mengikuti struktur yang jelas agar isi dokumen mudah dipahami dan memiliki kekuatan hukum yang memadai. Berikut langkah-langkah yang benar dalam penyusunannya:
1. Cantumkan judul yang spesifik
Tuliskan judul di bagian atas dokumen, misalnya “Letter of Agreement for Service Collaboration” atau “Surat Perjanjian Kerja Sama antara PT X dan PT Y”. Judul harus menggambarkan tujuan dari perjanjian tersebut.
2. Tulis identitas para pihak
Sertakan nama lengkap, jabatan, alamat, dan informasi kontak pihak-pihak yang terlibat. Pastikan informasi ini akurat karena akan menjadi bagian dari pengesahan dokumen.
3. Buat paragraf pembuka
Paragraf pembuka berisi maksud dan tujuan perjanjian, misalnya menjelaskan jenis kerjasama atau proyek yang akan dilakukan, serta dasar hubungan hukum antara para pihak.
4. Rincikan isi perjanjian secara detail
Bagian ini merupakan inti dari Letter of Agreement dan harus ditulis dengan teliti, mencakup:
- Ruang lingkup pekerjaan atau kerjasama
- Tugas dan tanggung jawab masing-masing pihak
- Durasi atau masa berlaku perjanjian
- Ketentuan pembayaran dan jadwalnya
- Klausul tambahan seperti kerahasiaan, pembatalan, perubahan perjanjian, dan penyelesaian sengketa
5. Sertakan pernyataan penutup
Tuliskan pernyataan bahwa kedua pihak telah memahami dan menyetujui isi dokumen sepenuhnya. Gunakan kalimat formal seperti:
“Dengan ini kedua belah pihak menyatakan sepakat untuk menjalankan seluruh ketentuan sebagaimana tertulis dalam surat perjanjian ini.”
6. Beri tempat tanda tangan dan tanggal
Akhiri dokumen dengan kolom tanda tangan lengkap dengan nama jelas, jabatan, dan tanggal penandatanganan. Pastikan setiap pihak menerima salinan asli yang sudah ditandatangani.
7. Gunakan bahasa yang formal dan jelas
Gunakan bahasa baku sesuai kaidah ejaan dan tata bahasa yang baik agar tidak menimbulkan ambiguitas. Hindari penggunaan istilah yang tidak memiliki makna hukum yang pasti.
Contoh Singkat Letter of Agreement
Letter of Agreement
Antara PT Sinar Mentari dan CV Karya Mandiri
Tanggal: 13 November 2025
Surat ini berfungsi sebagai perjanjian kerja sama antara PT Sinar Mentari selaku Pihak Pertama dan CV Karya Mandiri selaku Pihak Kedua, dalam pelaksanaan proyek penyediaan layanan desain interior kantor.
Ruang Lingkup Kerja:
Pihak Kedua akan menyediakan layanan desain interior sesuai spesifikasi yang disetujui dalam proposal tertanggal 10 November 2025.
Jangka Waktu:
Perjanjian berlaku sejak 15 November 2025 hingga 30 Januari 2026.
Pembayaran:
Pihak Pertama akan membayar total sebesar Rp150.000.000,00 (seratus lima puluh juta rupiah) dalam dua tahap, masing-masing 50% di awal dan 50% setelah pekerjaan selesai.
Ketentuan Tambahan:
Perubahan terhadap isi perjanjian hanya dapat dilakukan dengan persetujuan tertulis dari kedua belah pihak.
Penandatanganan:
Dokumen ini ditandatangani dalam dua rangkap asli dan masing-masing pihak memegang satu salinan.
Tertanda,
(Nama & Tanda Tangan Pihak Pertama)
(Nama & Tanda Tangan Pihak Kedua)
Surat perjanjian atau Letter of Agreement bukan sekadar formalitas, melainkan instrumen hukum penting yang melindungi kepentingan semua pihak yang terlibat. Penyusunan yang rapi, lengkap, dan sesuai kaidah hukum akan membantu memastikan kerja sama berjalan lancar dan profesional.
Referensi
Indeed Editorial Team. (2025). How to Write a Letter of Agreement (With Tips and Example). Indeed Career Guide. Diakses dari: https://ca.indeed.com/career-advice/career-development/letter-of-agreement